‘Communicatie’ is een vaak terugkerend onderwerp. Zowel leidinggevenden als teamleden geven regelmatig aan dat ze in de teamsessie “iets met communicatie willen doen”. Het klinkt als een duidelijke wens, maar in werkelijkheid is ‘communicatie’ een containerbegrip dat niets specifieks zegt over de werkelijke behoefte. Wat wordt er precies bedoeld? Wat loopt er mis in de communicatie? Waar willen teamleden aan werken? Als coach, trainer of leidinggevende is het van essentieel belang om erachter te komen wat er echt wordt bedoeld.
De vraag achter de vraag
In de praktijk blijkt vaak dat communicatieproblemen vooral draaien om hoe mensen met elkaar omgaan in moeilijke situaties. Denk hierbij aan het geven van feedback op iemands werk of het bespreken van problemen in de samenwerking. Veel mensen vinden dit lastig en hebben hier hulp bij nodig. Communiceren over deze onderwerpen vereist namelijk een veilige, open omgeving waarin teamleden zich vrij voelen om hun gedachten en gevoelens te delen zonder angst voor negatieve consequenties. Hier speelt de leidinggevende een cruciale rol door het juiste voorbeeld te geven en transparantie naar het team te bevorderen.
De voorbeeldfunctie van de leidinggevende
De rol van de leidinggevende is de laatste jaren sterk veranderd. Waar vroeger sturen en richting geven centraal stond, ligt de nadruk nu steeds meer op coachen en motiveren. Het gaat niet alleen om de taak of het resultaat, maar net zo goed om hoe dat resultaat wordt bereikt. Een leidinggevende moet zich steeds meer bezighouden met de weg naar het resultaat toe. Dat vereist dat de leidinggevende niet alleen de inhoud beheerst, maar ook goed kan communiceren over het proces en de samenwerking met anderen.
Neem bijvoorbeeld een leerkracht die zijn inhoudelijke werk uitstekend doet, maar zich tijdens teamvergaderingen dominant opstelt en kritiek uit op collega’s zonder zijn eigen rol te reflecteren. Deze leerkracht presteert goed op zijn eigen taak, maar schiet tekort in de samenwerking. Als je deel uitmaakt van een team, ben je ook verantwoordelijk voor het samenwerken in dat team. Hier kan de leidinggevende ingrijpen door het goede voorbeeld te geven en aan te moedigen dat kritiek constructief wordt geuit, met ruimte voor de ander om te reageren. Zelfreflectie speelt hierbij een belangrijke rol, en soms kan een teamlid persoonlijke coaching nodig hebben om zich bewust te worden van zijn eigen gedrag.
Creëer een veilige, constructieve feedback cultuur
Een team kan pas goed functioneren als er sprake is van een veilige sfeer waarin iedereen zich durft uit te spreken. Wanneer een leidinggevende nalaat een teamlid aan te spreken op destructief gedrag, heeft dit direct gevolgen voor het hele team. Teamleden kunnen zich ongemakkelijk of zelfs bang gaan voelen, en er ontstaat een onveilige sfeer waarin open communicatie wordt vermeden. Uiteindelijk leidt dit tot verminderde samenwerking, slechtere resultaten en meer klachten of zelfs ziekteverzuim.
Omgekeerd, wanneer de leidinggevende duidelijk maakt wat de normen en waarden zijn in de samenwerking, creëert dat een veilige omgeving. Teamleden voelen zich vrij om elkaar aan te spreken zonder angst voor vervelende consequenties. Dit leidt tot een constructieve feedback cultuur, waarin informatie open wordt gedeeld en vragen gesteld kunnen worden. Het resultaat? Betrokken teamleden die beter presteren en zich gewaardeerd voelen.
Wil je meer weten over psychologische veiligheid dan raad ik je de Veldgids Psychologische Veiligheid aan:
Veldgids Psychologische veiligheid door Hans van der Loo en Joriene Beks – Managementboek.nl
De rol van transparantie
Het goede voorbeeld geven is het makkelijkst wanneer de top van de organisatie ook transparant en open communiceert. Wanneer de directie open is over haar manier van werken, wordt het voor leidinggevenden eenvoudiger om deze manier van werken door te vertalen naar hun eigen team. Zo blijft iedereen op één lijn en ontstaat er weinig ruis in de communicatie. Helaas is in de praktijk de informatievoorziening vaak gebrekkig, of wordt er bewust te weinig gedeeld. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor de betrokkenheid en motivatie van medewerkers. Ze gaan klagen, verliezen hun binding met het bedrijf, of melden zich ziek.
Meer open interne communicatie zorgt juist voor betrokkenheid en een lager risico op klachten. Mensen voelen zich meer onderdeel van het proces en de drempel om vragen te stellen of informatie te delen wordt lager. Dit leidt tot een positieve spiraal van samenwerking, waarin teamleden elkaar helpen en constructieve feedback geven.
Wil je inspiratie opdoen over dit onderwerp en een mooie oefening doen met je team, lees dan het onderstaande artikel op HR Praktijk.
Hoe krijg je een feedbackcultuur? | HR Praktijk
Casus: zelfsturing op de werkvloer
Een voorbeeld van een succesvolle open cultuur zag ik in een fabriek waar motoren werden geassembleerd. De monteurs op de werkvloer merkten op dat hun werk beter zou verlopen als ze afwisselend taken zouden uitvoeren in plaats van elke dag dezelfde handelingen te verrichten. Omdat er sprake was van een open cultuur waarin iedereen zijn mening durfde te geven, stelde het team zelf voor om de werkwijze aan te passen. Hierdoor werden monteurs verantwoordelijk voor het assembleren van een heel product, wat leidde tot meer werkplezier en hogere productiviteit.
Dit is een voorbeeld van dienend leiderschap in actie: de leidinggevende keek en luisterde goed naar wat er speelde op de werkvloer, stelde vragen om de behoeften van het team te achterhalen, en gaf ruimte voor eigen inbreng. Dit soort leiderschap draagt bij aan een omgeving waarin teamleden zich vrij voelen om ideeën aan te dragen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk.
De vier communicatiestijlen
Om communicatieproblemen te kunnen herkennen en aanpakken, is het nuttig om bekend te zijn met de verschillende communicatiestijlen. Er zijn vier hoofdcategorieën:
- Passieve communicatiestijl: Mensen met een passieve stijl spreken zich niet vaak uit en vermijden confrontaties. Ze gaan liever met de stroom mee en laten anderen de richting bepalen.
- Agressieve communicatiestijl: Agressieve communicators zijn vaak sterk overtuigd van hun eigen gelijk en luisteren niet altijd naar anderen. Ze kunnen confronterend en dominant overkomen.
- Assertieve communicatiestijl: Assertieve communicators staan voor zichzelf op, uiten hun gevoelens op een respectvolle manier en hebben oog voor de ander. Dit is de meest effectieve stijl voor een gezonde samenwerking.
- Passief-agressieve communicatiestijl: Dit type communicator uit zijn frustratie indirect. Ze zeggen vaak één ding, maar hun lichaamstaal of acties zeggen iets anders.
In een ideale werkomgeving hanteren alle teamleden een assertieve communicatiestijl. Deze stijl bevordert wederzijds respect en stelt mensen in staat hun behoeften en prioriteiten duidelijk te maken zonder anderen te overheersen of te negeren.
Hoe help je teamleden assertiever te communiceren?
Wanneer teamleden agressief, passief of passief-agressief communiceren, is er vaak een onderliggende oorzaak, zoals stress of frustratie. Als leidinggevende kun je helpen deze blokkades op te heffen door een veilige werkomgeving te creëren, waar mensen zichzelf durven te zijn en open durven te communiceren. Dit kan bijvoorbeeld door een communicatieplan of ‘way of working’ op te stellen waarin de normen en waarden voor samenwerking en communicatie duidelijk worden vastgelegd. De rol van de leidinggevende is dus vooral vragen stellen, luisteren en niet te snel een oordeel vellen. Met nieuwsgierig zijn en écht luisteren kom je een heel eind!
Reflectie voor de leidinggevende
Een cruciaal onderdeel van het ontwikkelen van een gezonde communicatiecultuur is zelfreflectie. Als leidinggevende geef je het voorbeeld. Denk daarom na over jouw eigen communicatiestijl: welk voorbeeld geef ik? Welke stijl herken ik in mijn interactie met anderen? In welke valkuilen ben ik eerder gestapt? Waar kan ik mezelf verbeteren? Door deze vragen eerlijk te beantwoorden, kun je actief werken aan een effectievere communicatie binnen je team.
Conclusie
Communicatie binnen teams gaat verder dan praten alleen. Het gaat om transparantie, respect, en een veilige omgeving waarin teamleden zich vrij voelen om zich uit te spreken. Leidinggevenden spelen hierin een sleutelrol door het goede voorbeeld te geven en een assertieve communicatiestijl te bevorderen. Door aandacht te besteden aan communicatie kun je niet alleen conflicten verminderen, maar ook de samenwerking en productiviteit binnen teams aanzienlijk verbeteren.